Workplace: ¿red social o plataforma digital de trabajo?
Publicado el 26 de julio de 2017
Qué es, cómo funciona, pros y contras. Enterate todo sobre la nueva herramienta de trabajo, lanzada por Facebook y pensada para empresas, que está en boca de todos.
Por Patricio Flores
Hace tiempo que, las así llamadas, «redes sociales internas» son uno de los temas centrales en lo que respecta a innovación en comunicación interna. Ya sea por moda, gusto o el simple hecho de que quienes pertenecen a la generación Y, también llamados «Nativos Digitales», están cada vez más inmersos en el mundo corporativo, estas plataformas se han ido instalando en la discusión.
Desde hace tiempo, no paran de surgir nuevas alternativas para experimentar, podemos encontrar plataformas como Yammer (Microsoft), Jam (SAP), Slack o Intoucher. Sin embargo, hoy quiero centrarme en Workplace, que desde comienzos de año, un poco antes también (con su primer nombre Facebook@Work), viene haciendo mucho ruido. Y, si bien, a primera vista parece igual a Facebook, no es lo mismo.
¿Qué es?
En principio es importante aclarar que, Workplace, no es una red social interna, sino una plataforma de trabajo colaborativa. Esto significa que es más que un lugar para compartir fotos del mate de la mañana. Ante nosotros tenemos un espacio en el cual confluyen: herramientas que potencian el trabajo en equipo de forma virtual, junto con la tecnología de la red social más importante del mundo para potenciar la interacción entre los colaboradores.
Y ¿de qué manera potencia el trabajo en equipo?
Entre otras cosas, permitiendo crear grupos para trabajar por proyectos o áreas, compartir archivos de casi cualquier formato de uso cotidiano (PPT, Word, Excel, etc.) y tener a disposición un chat instantáneo para PC o móviles.
Funcionalidad y Beneficios
- Al ser un correlato de Facebook, se allanan 2 caminos a la hora de la implementación. El primero tiene que ver con la usabilidad, los usuarios reconocen la plataforma y eso agiliza mucho el periodo de adopción. El segundo, la experiencia de usuario (UX). Workplace está pensada para que su usabilidad sea muy intuitiva, lo que permite que cualquiera pueda aprender a utilizarla rápidamente.
- Cuenta con un panel de reportes que nos permite tener información sobre el uso de la herramienta. Entre otras cosas, con este panel podemos saber quiénes son los que más participan, cuáles son los grupos más activos y qué contenido es el más interesante para los colaboradores.
- Se pueden realizar encuestas tanto públicas como en grupos determinados, lo que permite tener feedback en tiempo real.
- La plataforma tiene una lógica de organización por grupos (como Yammer o Jam) que permite aislar las conversaciones de equipos para poder tener un único lugar donde compartir archivos y opiniones. Cualquier persona puede crear grupos de trabajo para cualquier tema. Además los grupos tienen 3 niveles de privacidad: Público, cualquiera puede sumarse y ver su contenido. Privado, sólo se puede ingresar con invitación y el contenido sólo pueden verlo los miembros o los administradores. Y por último están los Secretos, a estos grupos sólo se puede ingresar por invitación y el contenido no puede ser visto por ninguna persona que no esté dentro, ni si quiera los administradores de la plataforma.
- Tiene un chat integrado (Work Chat) que permite contar con un servicio de mensajería instantánea entre los colaboradores. Además, da la posibilidad de realizar llamadas de voz y videollamadas ya sea desde la PC o desde el celular. Esto podría reemplazar a Whatsapp, ya que con este chat siempre estamos dentro de los dominios del terreno laboral.
- Workplace cuenta con una versión mobile que nos permitirá llegar a públicos con o sin PC. El Work Chat también tiene una versión para móviles, que es independiente de la app de la plataforma. En ambos casos, las aplicaciones envían notificaciones push (las que vemos aunque el teléfono esté bloqueado).
Ok hasta ahora, ¿y lo malo?
En sí, la plataforma es tan buena como Facebook. Es fácil de usar, permite un aprendizaje rápido e intuitivo, está desarrollada por una de las compañías de tecnologías más importante del planeta. A nivel técnico, es muy buena. Sin embargo, la verdadera dificultad tiene que ver con la cultura de cada compañía. La implementación de Workplace supone un gran esfuerzo y, como todo proyecto grande en CI, requiere de: Promotores de peso, la colaboración de distintas áreas (IT, RRHH, etc.) y pautas bien claras de uso.
Justamente porque se «parece» mucho a Facebook, es muy importante comunicar el objetivo de la plataforma y plantear, desde el comienzo, las pautas para evitar un mal uso de la plataforma.
Con respecto a las versiones para móviles, cabe destacar que las aplicaciones de Workplace y Work Chat, pesan casi tanto como sus pares de Facebook. Esto podría ser un problema para smartphones con poco espacio de almacenamiento.
Hablando estrictamente de CI
Ssi bien hay muchas cosas interesantes para debatir, como por ejemplo el futuro de canales como la revista o la intranet, ante esta nueva oleada. Uno de los beneficios más importantes para los responsables de CI, será la posibilidad de contar con datos duros en tiempo real de las repercusiones de nuestras acciones.
Sin embargo, la plataforma también plantea nuevos desafíos. Es importante entender que Workplace descentraliza la generación del contenido interno, dándole la posibilidad a cualquiera de crear posts de calidad y competir por la atención con las comunicaciones «oficiales» de CI. El verdadero reto a futuro para nosotros, responsables de CI, será comprender que ya no importa tanto el canal o el mensaje sino el sentido que hay por detrás de estos.
Desde la experiencia de BW
Desde febrero de este año, venimos probando la plataforma en BW. Esto nos ha permitido aprender mucho no sólo sobre su funcionamiento sino también sobre su viabilidad en distintas organizaciones. Si bien sería prematuro hacer usa sentencia sobre si Workplace funciona o no, desde nuestra experiencia podemos decir que ésta ayuda a nuestro trabajo diario en equipo y nos ha permitido unificar canales de comunicación entre colaboradores y áreas de distintos países de América Latina.
Para más información pueden visitar la web de Workplace (www.facebook.com/workplace) o pueden dejarnos sus comentarios/preguntas debajo y las contestaremos según nuestra experiencia con la plataforma.
Actualmente estoy evaluando la viabilidad para escuelas públicas de MX