Los 9 pasos para la planificación de la CI

Publicado el 20 de octubre de 2015

 Un recorrido por los 9 pasos del proceso de planificación que todo referente de CI debe conocer para llevar adelante su plan de comunicación.

Por Patricio Flores

Tener en claro el camino es tan importante como conocer el destino hacia dónde vamos. La planificación es una parte crucial del trabajo estratégico que todo responsable de CI debe conocer. Contar con un plan nos permite:

• Establecer un rumbo claro.
• Alinear las comunicaciones a los objetivos del negocio (la dirección que nos marca el punto número 1). La gestión de CI tiene sentido en la medida que apoya la dirección del negocio.
• Establecer agenda, ordenar la emisión y coordinar acciones.
• Llegar a todos los públicos, a medida, con mensajes adecuados, activando la acción en consecuencia.
• Comprometerme con resultados para poder mostrarlos.
• Facilitar la implementación, la medición, los resultados, la mejora continua y el reconocimiento.

A continuación les compartimos los 9 pasos del proceso de planificación. Este material es un extracto del taller “Planificación de CI” que forma parte del Programa Integral de Formación en CI “PICI 2015”.

1. Escucha / Input

El primer paso es “escuchar” al entorno para poder entender el contexto en el cual nos encontramos hoy. Esto nos permitirá conocer las necesidades de la empresa y generará oportunidades sobre las cuales debemos accionar. Las herramientas más utilizadas para esta “escucha” son: Encuestas; Focus Group; Observación Etnográfica; Lectura y análisis de indicadores.

2. Ejes

Los ejes son los mensajes fuerza, los pilares que darán sentido a nuestra planificación. Los podemos identificar en la cultura de la compañía, el rumbo que ésta está tomando y los principales hitos del año. 

3. Objetivos

Es lo que queremos alcanzar con nuestro plan. Los objetivos deben ser alcanzables, medibles y estar alineados a: El rumbo de la empresa, las necesidades de la gente, los objetivos de la dirección y los lineamientos regionales.

4. Públicos

Es muy importante entender la población que va a ser objetivo de nuestra comunicación. Para esto debemos segmentar al público y conocer sus características. Podemos segmentar de la forma que mejor se adecue a las campañas que vamos a desarrollar: Por rol, por tipo de trabajo, con/sin computadora, etc. 

5. Mensajes

Qué vamos a decir en nuestras diferentes acciones y canales. En este punto hay que tener en cuenta 3 puntos importantes: Definir los mensajes, ordenarlos y jerarquizarlos.

6. Acciones y Canales

Para este paso debemos, primero, delinear el Plan de Medios: características de cada medio, segmentación de público, emisores y tipos de mensaje por medio. Luego, programar las acciones, éstas incluirán temas especiales que requieran un tratamiento diferente.

7. Seguimiento del Plan

Es importante que mantengamos una escucha activa todo el tiempo para poder corregir, profundizar y mejorar. Esto significa estar atento a medida que se va desarrollando nuestro plan. Además, debemos definir cómo vamos a evaluar el plan, con qué y cuándo vamos a medir los resultados.

8. Presupuesto

Un presupuesto representa dinero, tiempo, personas, tecnología, espacio. Es importante entender que tener un plan nos permite pedir presupuesto. Teniendo los objetivos, los ejes y las acciones planteadas, y los resultados esperados, es más fácil calcular lo que se necesita.

9. Calendario

Calendarizar actividades es fundamental. Permite que ordenemos la emisión en el tiempo, establecer jerarquías según el tiempo asignado a cada tema. Se puede calendarizar por temas, por área, por aparición en medios.

Ideas Complementarias

1. Planificación es sinónimo de profesionalización. Hacia adentro: crecer, organizarme mejor, ser más efectivo. Hacia afuera: ganar espacio y reconocimiento, que otros validen mi gestión.
2. El Plan debe ser:

• Flexible, porque la realidad cambia.
• Simple y estar a la vista (Queda bien tenerlo a la vista, y hacer seguimiento periódico).
• Adecuado a la realidad de la empresa y de los públicos.
• Mejorado año tras año.
• Compartido con los líderes de la organización.

Este material es un extracto del taller “Planificación de CI” que forma parte del Programa Integral de Formación en CI “PICI 2015”. Más información en: www.bwcomunicacion.com/programa-de-comunicacion-interna