La colaboración redefine la Intranet
Publicado el 29 de agosto de 2014
Los 40 números de Pulso también sirven como excusa para analizar la evolución de las Intranets. Un recorrido histórico desde el presente, pero también un presentimiento cómo estará configurada esta herramienta en el futuro.
Por Nicolás De Benedetti
Todos los días vemos evolucionar la web. Descubrimos páginas, aplicaciones, funciones desconocidas y que, de alguna manera, logran sorprender. Con el tiempo los usuarios se vuelven cada vez más experimentados y exigentes.
Por esto, muchas empresas se preguntan si están atendiendo las necesidades y expectativas de este nuevo perfil participativo que está adquiriendo el colaborador. Pero no sólo es cuestión de darle al usuario herramientas que estén a la altura de sus nuevas exigencias, la empresa debe entender que el uso interno de aplicaciones colaborativas le dará grandes beneficios. Lograr que la Intranet se transforme en un espacio real de trabajo la convertirá en una herramienta aún más productiva, que generará conocimiento colectivo y valor a la empresa.
Los inicios de la Intranet
En sus comienzos, la Intranet funcionaba como un gran depósito de archivos, donde se almacenaban las políticas empresariales, los procedimientos y la mayoría de los documentos necesarios para el trabajo diario. El primer gran salto que dieron estos sitios fue transformarse en un canal de comunicación, un espacio donde se publicaban novedades de la empresa y se mantenía actualizada la información de los empleados. Estas eran las Intranets informativas, con una comunicación unidireccional, que se daba de forma vertical, de arriba hacia abajo, donde el usuario únicamente podía consumir información provista por la empresa.
El avance tecnológico, la revolución 2.0 y la llegada de las redes sociales tuvieron su impacto en las Intranets. Las empresas empezaron a permitir a los usuarios comentar notas, participar en encuestas, categorizar y valorizar el contenido, actualizar su propio perfil, reconocer el trabajo de otro compañero publicando una felicitación y demás cuestiones que de a poco comenzaban a mostrar los beneficios de contar con un usuario participativo. Este fue el segundo gran cambio: la Intranet colaborativa.
Desde hace un tiempo, el desafío es convertirla en una herramienta de comunicación multidireccional, un espacio colaborativo y participativo, donde predomine la horizontalidad, poniendo en el centro al usuario, acercándole información relevante y actualizada, lo que hoy conocemos como red social corporativa. Este tipo de aplicaciones permite a la empresa conocer mejor al colaborador: detectar sus intereses, que cosas le preocupan, lo que valora, le divierte, y en definitiva, a qué le da importancia.
Claves de una red social corporativa:
- Actualizada, a través de un timeline que muestre la información más reciente.
- Personalizada, acercando al usuario el contenido relevante y obteniendo como beneficio directo el ahorro de tiempo.
- Perfiles dinámicos, actualizados por los propios usuarios.
- Grupos de trabajo, donde se produzca el intercambio real de información.
- Compartir conocimiento, exponer ideas y obtener feedback en tiempo real.
- Conocer a los usuarios a partir de sus intereses, a través de la valoración y categorización de contenidos.
- Incentivar la interacción entre usuarios y las distintas áreas de trabajo.
- Fomentar espacios donde se compartan experiencias profesionales valiosas.
En el futuro cercano veremos cómo la Intranet se transformará en un lugar virtual de trabajo que agilice la dinámica de la empresa, que rompa barreras geográficas y permita aprovechar la acción colectiva.
Es fundamental que las herramientas se adapten a los cambios culturales que como consecuencia se reflejan en las empresas.
Por otro lado sería ideal que todas las empresas puedan implementar intranets no solo como facilitadoras de trabajo sino para conocer e interesarse por sus empleados.