En casa de herrero, ¡Comunicación Interna!

Publicado el 19 de octubre de 2016

 Este año BW cumple sus primeros 20 años, y con el festejo tiramos la casa por la ventana… para irnos a otra.

Por Mariana Presta

Un día llegó la gran noticia: nos mudábamos. Pero, si una mudanza promedio ya es de por sí caótica y estresante, ¿cómo organizar una mudanza de una familia de más de 30 integrantes?

La clave sin duda fue la comunicación planificada.

Lo primero que supimos fue la intención de cambiar de casa. Los socios nos contaron en palabras lo que veníamos viviendo con hechos, BW estaba creciendo y necesitábamos un lugar más grande.

La noticia vino mucho antes de encontrar la nueva oficina, porque el foco estuvo siempre puesto en hacernos parte del proceso desde el inicio.

Al tiempo, la nueva conversación fue para contarnos que después de tanto esfuerzo y tanta búsqueda ¡había un elegido! La selección no fue sencilla; no sólo buscábamos un lugar más grande sino un espacio en el que todos nos sintiéramos cómodos, como en un hogar. Ahí mismo nos enteramos de la existencia de Cabildo 666.

La organización 

Si queríamos cumplir con los plazos previstos y no morir en el intento, necesitábamos ordenarnos y trabajar en equipo.

• Para comenzar, organizamos una visita grupal a la nueva oficina. No se habían iniciado las obras de refacción todavía, pero pudimos ver todas las etapas del proceso. De paso, fuimos generando expectativas. Vimos los primeros dibujos de la ubicación de nuestros escritorios, cómo iba a ser la sala principal de reuniones, dónde almorzaríamos y hasta cómo la íbamos a decorar.
• Antes que nada, comunicamos a nuestros clientes la noticia y fecha de mudanza. El objetivo era anticipar sus pedidos para poder responder a tiempo.
• Nos dividimos en grupos. A cada equipo le tocó un área distinta de la oficina y un referente a quien acudir ante cualquier consulta.
• Orden en los escritorios: Preparamos nuestras cosas, haciendo orden de los objetos que íbamos a llevarnos y descartando lo que ya no usábamos. Además, dos días antes de la mudanza, recibimos una caja para rotular y guardar nuestras pertenencias personales.

DÍA “M”

 La mudanza duró tres días. El primero, trabajamos para nuestros clientes hasta el mediodía, luego cortamos el servicio para comenzar a mudar sistemas y servidores. Como la comunicación había sido ordenada, ese día cada equipo ya sabía a qué área debía dirigirse y cuál era su tarea. El que terminara primero, ayudaba al equipo que se encontrara retrasado. Habíamos guardado todo en cajas, desarmado los escritorios, rotulado cuanto bulto existía y tirado a la basura lo que no íbamos a necesitar.

El segundo día fue el sábado. La dificultad era que tanto la antigua oficina como la nueva estaban en un primer piso por escalera. Decidimos colaborar. Ayudamos a los mudadores haciendo una cadena para transportar las cosas livianas hasta el camión y luego repetimos esa tarea al llegar a la nueva oficina.

El lunes lo utilizamos para terminar de ordenar, probar los equipos, y hasta conocer el barrio. Gracias al trabajo en equipo, pudimos transformar una situación estresante en un momento agradable y divertido.

Beneficios de una mudanza en equipo:

 

* La clave ante una mudanza es la comunicación planificada. No sólo hace sentir a todos parte sino que disminuye los rumores y aumenta las expectativas.

* Incluir a los colaboradores en el proceso de mudanza desde el minuto cero, además, mejora el clima laboral y promueve el compañerismo.

* La organización de las tareas y responsabilidades, fomenta el trabajo en equipo.