Con un pie en lo que está por venir

Publicado el 16 de diciembre de 2014

 Planificar un año por adelantado requiere, sobre todo, equilibrar la fijación de metas claras y contundentes con la flexibilidad necesaria para la empresa. Es un desafío, pero posible si se tienen los esquemas adecuados.

Por Florencia Gambetta, de BW Comunicación Interna Uruguay

Es el ABC: hay que partir de la realidad. De las aspiraciones y necesidades a nivel de negocio. De lo que están viviendo los colaboradores. De las características y cultura de la empresa, más allá de las tendencias. De las cosas como son, en definitiva, y de cómo se desea que sean para el nuevo período.

Aún los “imprevistos” raramente surgen de la nada: al conocer la industria en la que se trabaja -¡y para los comunicadores es un “must”!- se pueden adelantar escenarios esperables para el año.

A partir de esto se definen los objetivos generales de comunicación. Algunas dimensiones clave a tener en cuenta, en todo tipo de empresa, son:

• Alinear los equipos a los objetivos de negocio.
• Facilitar la coordinación del trabajo y potenciar el talento.
• Contribuir al bienestar a la gente.
• Construir cultura y compartir valores.
• Optimizar herramientas y procesos de CI.

Pensar en grandes ejes de acción ayuda a organizar un gran volumen de acciones y también asegura el cumplimiento de las funciones más importantes de la CI.

Paso a paso

Ya con las metas claras se puede hacer foco en las acciones a ejecutar en el año. Las ineludibles son:

• ¿Qué grandes proyectos desarrollará la empresa?
• ¿Habrá algún cambio sustancial que acompañar?
• ¿Cuáles son las contingencias a las que se debe prestar atención?
• ¿Qué actitudes se necesitan de los colaboradores para tener éxito este año?
• ¿Habrá acontecimientos y fechas especiales que puedan aprovecharse?

Para dar continuidad con el período anterior, se podrían considerar estas acciones, que ya son esperadas por los colaboradores:

• Family days, jornadas temáticas, acciones de RSE, celebraciones que se han vuelto “un clásico”.
• House Organs, videos institucionales u otros medios de salida periódica.
• Grandes campañas que se renuevan año a año bajo diferentes consignas.

Abordados los grandes hitos, sólo queda “distribuir” las demás acciones en el resto del año, para mantener un diálogo fluido a lo largo de todo el período.

Una herramienta de trabajo

El Plan de CI debe ser, ante todo, práctico: una buena idea sería reservar los eslóganes creativos, la prosa inspirada y los juegos de palabra para las piezas. El plan debe estar escrito en forma directa, inequívoca para todos los involucrados, con toda la información necesaria y nada más que la necesaria. El plan es una herramienta de trabajo, ¡útil y eficaz!

Tips de planificación

–        Aprender: la planificación comienza con la evaluación del año anterior.

–        Involucrar en la planificación a los actores clave.

–        Trazar las líneas estratégicas, afinar los detalles a lo largo del año.

–        Seleccionar los canales teniendo en cuenta nuestros públicos -con sus posibilidades y preferencias- y la naturaleza de los mensajes.

–        Detectar oportunidades únicas de este año, en la empresa o en el entorno.

–        Validar el plan con referentes de otras áreas.